Si vous souhaitez que votre commune soit l’hôte de la prochaine fête de la Montagne Limousine voici comment procéder :
> Constituez un groupe d’habitants (5 à 7) de votre commune. L’idéal serait en novembre/décembre de l’année avant la fête.
> Contactez-nous par mail contact@montagnelimousine.net pour nous faire part de votre envie d’accueillir la prochaine fête de la Montagne Limousine. Nous prendrons rendez-vous afin de vous expliquer le processus, notre accompagnement et répondre à toutes vos questions.
> Une réunion sera organisée pour valider la proposition des habitants et constituer l’équipe des organisateurs (membres de l’association et des habitants de la commune).
> Un rendez-vous sera pris avec le conseil municipal de votre commune pour avoir une validation de principe, connaître leur implication et leurs exigences. La fête est principalement organisée par les habitants et membres de notre association mais également en étroite collaboration avec la municipalité.
PLANNING D’AVRIL à JUILLET
Des réunions publiques seront planifiées toutes les 2-3 semaines pour :
> Constituer l’équipe des coordinateurs. Elle est composée des référents pour chaque tâche (collecte de matériel et montage, buvettes, repas, accueil, signalisation, sécurité, affiche et communication,…). Chaque référents constituera son équipe de bénévoles parmi les habitants présents aux réunions. Cliquez ici pour voir les différentes tâches proposées.
> Déterminer les espaces à occuper (emplacements des barnums, salles, parkings,… ) dans la commune pour la demande officielle à la mairie.
> Travailler les thèmes des discussions et les lieux clés (Forum de discussion en assemblée, lieux regroupant des thèmes, …), ainsi que le programme.
> FIN MAI
- Une lettre de demande officielle est envoyée à la mairie pour validation finale.
- Les inscriptions aux participants (stand, atelier, concert, bal, conférence…) sont ouvertes.
- Des réunions avec la mairie et la gendarmerie sont organisées pour connaître les consignes de sécurité, de circulation, de stationnement et les particularités des lieux occupés lors de la fête.
- Faire le point sur l’électricité, l’eau, les WC et le matériel qui peuvent être mis à notre disposition.
> FIN JUIN
- L’affiche de la fête est présentée et validée parmi les présents de la réunion.
- Un premier jet du programme est présenté avec les thèmes proposés.
- Les équipes sont constituées.
> FIN JUILLET
- Un pré-programme est mis sur le site internet.
- L’appel à inscription des bénévoles est lancé.
- Le matériel est commandé (chapiteaux, chaises et tables,…).
> AOÛT : pause, pas de réunions.
> DÉBUT SEPTEMBRE
- Réunions toutes les semaines.
- Les inscriptions sont fermées dès le 1er septembre.
- Finalisation du programme le 7, et départ à l’impression.
- Distribution des programmes le 15.
- La fête commence le 3ème vendredi du mois.